GARISPANDUAN PENYEDIAAN PROSEDUR OPERASI STANDAD

Dokumen ini bertujuan memberi panduan kepada petugas yang memberi khidmat dipelbagai perkhidmatan kesihatan untuk menyediakan Prosedur Operasi Standad (Standard Operating Procedure) atau Prosedur Kerja / Panduan Pengendalian Kes yang seragam. Ia menerangkan tujuan, bentuk dan kandungan dokumen yang diperlukan untuk menyampaikan perkhidmatan yang berkesan, selamat dan cekap. Prosedur Operasi Standad perlu ditulis untuk setiap produk perkhidmatan. Semua Prosedur Operasi Standad perlu dikumpulkan dalam suatu fail yang menjadi satu manual (Manual Prosedur Kerja, Manual Prosedur Operasi).

Bentuk dan pembahagian dokumen

Setiap dokumen dibahagikan kepada beberapa bahagian. Rangka kandungan setiap bahagian diberikan disini tetapi perlu dihuraikan oleh mereka yang menyedikan dokumen untuk unit/perkhidmatan sendiri. Teks dokumen disediakan menggunakan appliksi pemerosesan ayat (MS Word 2007™ dll). Setiap dokumen boleh dicetak jika perlu. Dokumen dalam bentuk softcopy boleh diedarkan secara bebas kepada seluruh anggota jabatan dan pihak pengurusan hospital/klinik kesihatan berkenaan. Samada akses perlu diberikan kepada ketua / anggota jabatan lain bergantung kepada polisi mendedahkan prestasi jabatan kepada jabatan lain .

Peyediaan dokumen & pengedaran

Peyediaan

Dokumen Prosedur Operasi Standad seeloknya di sediakan oleh satu kumpulan kerja yang dilantik dari kalangan mereka yang mengambil bahagian dalam penyampaian perkhidamatan tersebut. Mereka akan mengumpul maklumat, berbincang dan menulis dalam bentuk draf. Kemudiannya ia perlu melalui proses suntingan, kajian pelaksanaan awal (cubaan), pembetulan dan pengesahan sebelum dianggap muktamad. Setelah diperkenankan oleh ketua perkhidmatan/jabatan/unit, ia boleh diterima pakai sebagai dokumen rasmi yang perlu di-patuhi.

Pengedaran

Bilangan Salinan Yang Bercetak (number of copies)

Hanya satu PPO perlu disediakan oleh setiap unit. Salinan perlu disimpan ditempat berikut:

1. Bilik Ketua Jabatan
2. Pejabat Jabatan / Unit (untuk rujukan semua kakitangan)
3. Pejabat Pengarah Institusi

Manual tersebut perlu disimpan ditempat berikut:

1. Bilik Ketua Unit
2. Pejabat Unit (untuk rujukan semua kakitangan)
3. Pejabat Ketua Eksekutif Institusi/Pengarah

Disamping itu satu salinanProsedur Operasi Standad berasingan boleh / perlu ditempatkan ditempat bekerja, terutama jika jabatan/unit agak besar atau produk perkhidmatan disampaikan ditempat berasingan jauh dari pejabat jabatan / fasiliti utama.

Prosedur Operasi Standad tidak perlu dimasukkan dalam Fail Meja.

Kandungan prosedur operasi standad

Setiap dokumen mengandungi:

1. Dokumen utama
2. Lampiran

Kandungan dokumen utama

1. Pengenalan
2. Objektif
   • Objektif Khusus
   • Objektif Umum
3. Polisi Operasi Utama
4. Prosedur Kerja
   • Ringkasan Prosedur Menyeluruh
   • Huraian Prosedur
   • Carta aliran Kerja
   • Prosedur Alternatif, Variasi dan Kontingensi
5. Panduan Dokumentasi
6. Kawalan dan Penambahbaikan Kualiti
7. Kaedah Kawalan Kualiti
8. Pengukuran pencapaian dan Penambahbaikan Kualiti
9. Senarai Lampiran

Kandungan Lampiran

(Contoh)

Lampiran Untuk “Prosedur Operasi Standad”

Lampiran A      :

Lampiran B      :

Lampiran C      :

Lampiran D      : Borang Borang Pengumpulan Data Dan Penilaian

Lampiran E      Statistik Pencapaian Prestasi Jabatan Tahun Lepas Dan Tahun Terdahulu Untuk Produk Perkhidmatan Ini